World Café bei Tyclipso - Vision 2019 gemeinsam gestalten!

Albrecht Mauersberger in Team 31. January 2019

Jahresauftaktveranstaltungen – wer kennt sie nicht? Der eine freut sich darauf, der andere ist skeptisch.

In vielen Fällen werden die Ziele und Meilensteine “von oben nach unten” in einer liebevoll von der Geschäftsführungsassistenz erstellten PowerPoint-Folie mit aussagekräftigen Tortendiagrammen transportiert. Wir sind dieses Jahr den Weg andersherum gegangen: die Mitarbeiter erarbeiten selber, in welchen Themenfeldern sie wirksam werden wollen und welche Maßnahmen sie unterstützen können um eine gemeinsame Erfolgsgeschichte im Jahr 2019 zu schreiben.

Das Format war schnell gefunden – ein “World Café” als Workshop-Methode.

Diese Methode sollte uns durch einen ganzen Tag begleiten, an dem wir gemeinsam Ideen entwickelten, sowie konkrete Ziele und deren avisierte Maßnahmen ableiteten. Die Örtlichkeit ist mit unserem Momentum Lab zum Glück gegeben und das Rahmenprogramm bestand darin, durch möglichst kontinuierliche Kohlenhydratzufuhr dafür zu sorgen, dass alle mit guter Laune und durch stetige Sättigung motiviert sind. Außerdem ergibt sich während der Essensaufnahme vielleicht noch der eine oder andere Geistesblitz, der sonst nicht entstanden wäre.

Der Anfang: Themenvoting durch das Team!

Alle 15 Teilnehmer durften ihre strategischen Wunschthemen an ein Whiteboard bringen und anschließend die “Top 3” für die Verteilung an die World Café Tische voten. An den 3 Tischen mit jeweils 5 Gästen wurde dann in der ersten Runde Brainstorming bzw. Brainwriting (auf die Papiertischdecken) betrieben. Alles war erlaubt, keine Grenzen, keine Kritik! Nach der Runde wurden die Tische gewechselt, sodass jeder Teilnehmer nun ein neues Thema hatte und auch dort seine Vorstellungen einbringen bzw. vorhandene Ideen weiterentwickeln konnte. Eine dritte Runde schloss den Findungsprozess ab, sodass jeder nun zu jedem Thema seine Gedanken beigetragen hatte. Die Ideen wurden vom Tischgastgeber gruppiert und vorgestellt.

Nächster Schritt: Aus Ideen werden Ziele!

In der nächsten Phase sollte es darum gehen, aus den gesammelten Ideen konkrete Initiativen und Ziele zu entwickeln. Alle Teilnehmer verteilten sich nun wieder auf die 3 Tische, mussten sich nun aber für den Rest des Tages festlegen, an welchem bevorzugten Thema sie weiter mitwirken möchten. An den Tischen wurden nun gemeinsam die jeweiligen Themen-Ziele ermittelt und via “Axis Mapping” nach Aufwand und Nutzen kategorisiert. So konnten wir bereits an eine Priorisierung für die letztliche Bearbeitung gelangen. Puh! Ganz schön viel! Deswegen gab es nach der Vorstellung der Initiativen erstmal eine längere Mittagspause und anschließende Reaktivierung mittels mehrerer Runden Tischtennis chinesischer Art an unserer Büroplatte.

Finale Bearbeitung: Maßnahmen zur Zielerreichung!

Den letzten Abschnitt nahm die Definition der Maßnahmen ein, mit welchen die vorher festgeschriebenen Ziele erreicht werden sollen. Die jeweiligen Tischgruppen fanden sich wieder zusammen und erst jetzt wurde es digital! Die Maßnahmen wurden in einer Meilensteinplanung zeitlich gestaffelt, nach Wichtigkeit priorisiert und möglichst vollständig beschrieben. Außerdem -  ganz wichtig, damit nicht später alles “im Sande verläuft” - wurde eine verantwortliche Person pro Maßnahme festgelegt. Diese Person ist für die Umsetzung verantwortlich, was aber nicht bedeutet, dass sie alles komplett alleine machen muss.

Im Anschluss wurde das Kuchenbuffet eröffnet und während der Verzehrs wurden die Maßnahmen der einzelnen Tische vorgestellt, um alle auf den Stand zu bringen. Eine abschließende Fragerunde beendete den formellen Teil.

In lockerer Runde wurde, das ein oder andere Kaltgetränk in den Händen, noch frei über die Themen, Ziele und Maßnahmen diskutiert und die Gedanken somit weiter ins Team getragen.

Wie geht es weiter?

Die Maßnahmen befinden sich nun Stück für Stück in der Umsetzung und werden durch kleinere Gruppen bearbeitet, welche die Kompetenz auf dem jeweiligen Gebiet mitbringen. Die Bearbeitung ist für alle transparent und jeder kann sich einbringen.

Fazit!

Zusammengefasst  kann man sagen, dass der Tag allen sehr viel Spaß gemacht hat und äußerst motiviert zusammengearbeitet wurde. Jeder hatte das Gefühl, sich einbringen zu können und gehörter Teil des Ganzen zu sein. Wichtig war dabei auch der berühmte “Blick über den Tellerrand”, denn wenn Softwareentwickler über Marketing nachdenken und Marketer über Software-Releases, dann können gute und frische Ideen entstehen!

Wir können also nur empfehlen, es auch einmal auszuprobieren und euch die Zeit und Ressourcen dafür zu nehmen, gemeinsam über eure Unternehmensvision nachzudenken und durch die Nutzung der Kompetenz jedes einzelnen Teammitglieds die Firma voranzutreiben!

Habt auch ihr vor, einen Strategie-Workshop zu organisieren?

Gerne beraten wir euch bei der Wahl der richtigen Methoden, bei der Gestaltung des gesamten Ablaufs und übernehmen auch die Moderation eures Events. Meldet euch einfach bei uns, wenn ihr Fragen habt oder konkrete Unterstützung benötigt oder kommt vorbei am Körnerplatz in Dresden!